Blogoverzicht

Exchange Online: ‘Minder kopzorgen en minder kosten’

Didacticum-Exchange-Online2

Snel en veilig lijsten aanmaken voor goedgekeurde mobiele apparaten, eenvoudig pincodevergrendeling installeren en vertrouwelijke bedrijfsgegevens van verloren telefoons wissen. Het kan allemaal met Exchange Online van Microsoft. Toch vergt de uitwisseling van data in de cloud wel een andere manier van werken, aldus Robert van Reems, technisch consultant bij Didacticum. ‘Maar de voordelen zijn groot: minder kopzorgen en minder kosten.’

Robert van Reems heeft meerdere financiële instellingen geholpen die de stap naar Exchange Online al geheel of gedeeltelijk hebben gemaakt. Ook daar speelden zorgen rondom de veiligheid en uitwisseling van gevoelige data in de cloud een rol. ‘Toch zijn die zorgen ongegrond’, weet hij. ‘De graad van veiligheid die Microsoft biedt, is de hoogste in de wereld.

No way back

Een ander signaal dat Robert uit zijn werkveld verneemt is dat er geen weg terug zou zijn. ‘No way back, is inderdaad een veelgehoord argument om de stap nog niet te maken. Vergelijk, om dit argument in perspectief te plaatsen, de stap naar de cloud maar eens met een migratie naar een alternatief (on-premises) platform. Dat is een meer ingrijpendere stap ten aanzien van zowel technische koppelingen als de omscholing van het IT-personeel en gebruikers.’
Hij vervolgt: ‘Waar men al gebruik maakt van Exchange Server-technologie wordt alleen de werklast verplaatst naar de cloud. De onderliggende techniek blijft hetzelfde. Hierdoor zijn aanpassingen aan werkwijze en techniek veel beperkter. Aan de andere kant kan een migratie naar Exchange Online ook niet worden onderschat: het vergt een aanzienlijke inspanning, al is die lager dan de migratie naar een alternatief platform.’

Profiteren

Het beheren van data on-premises geeft sommige organisaties nog steeds een gevoel van een betere beheerbaarheid. De voordelen van de cloud zijn echter groot. Robert: ‘Je hoeft bijvoorbeeld juist minder aandacht te besteden aan je opslagbeheer en de uitwisseling van data verloopt sneller en beter in de cloud. Daarnaast vermijd je in de cloud de kosten van – vaak dure – upgrades die eens in de zoveel tijd op locatie moeten plaatsvinden. Ik adviseer dan ook altijd om goed te kijken naar functionaliteiten die Microsoft biedt; ‘op die manier kan je echt optimaal profiteren van de cloud’.

Ervaring

Om ervoor te zorgen dat organisaties van die voordelen gaan profiteren adviseert en begeleidt Robert medewerkers van organisaties die overgaan op Exchange online dan ook uitvoerig. Robert: ‘Dat is nodig om gebruik te maken van de nieuwe functionaliteiten en goed aan te sluiten op nieuwe omgeving. Neem het provisioning-proces: het toevoegen van mensen aan je database. Dat verloopt in de cloud toch net even anders dan op de on-premises omgeving.
Mijn klanten zien dat uiteindelijk als een groot, bijkomend voordeel: je haakt aan bij de ervaring die Microsoft biedt.’

Standaardisering van de mailomgeving maakt je toekomstbestendig. Robert adviseert om daar niet voor weg te lopen maar juist in te investeren voor een gemakkelijke migratie. ‘Eenmaal gemigreerd naar de cloud verschuiven de beheerstaken van operationeel naar meer functioneel en strategisch.’