Blogoverzicht

Bellen kan goedkoper. Zo bespaar je tot wel 30 procent op je belkosten

VOIP, het is een afkorting die misschien niet iedereen meteen iets zegt. Laat staan welke voordelen het jouw bedrijf of organisatie kan bieden. ‘In gesprek met ondernemers krijg ik dan ook regelmatig flink wat vragen op me afgevuurd wanneer het over VOIP gaat’, legt Sharif Mohamedhoesein uit. Oftewel; bellen via een internetverbinding. Sharif is IT Infrastructure consultant bij Didacticum en ziet vaak de eerste interesse ontstaan zodra het gaat over de voordelen van VOIP.

Logisch, want voor een ondernemer zijn technische toepassingen geen doel op zich. Uiteindelijk gaat het om de vraag wat die toepassingen voor hun bedrijf betekenen.

In dit blog geeft Sharif je daarom een inkijkje in een mooi project waar hij momenteel aan werkt. ‘Want ik kan natuurlijk wel roepen dat internetbellen bedrijven en organisaties veel voordelen biedt, maar uiteindelijk is the proof of the pudding in the eating. Dus laten we snel eens kijken naar de praktijk.’

10.000 euro minder belkosten per jaar

Momenteel werk ik aan de implementatie van een VOIP-systeem bij een auto-leasemaatschappij die in meerdere landen kantoren heeft. In mijn rol als systeembeheerder en adviseur ben ik bij het hele traject betrokken. Vanaf de businesscase waarmee het allemaal begon en het in kaart brengen van de uitdagingen en oplossingen tot de uiteindelijke implementatie. Met die uitvoering zijn we op dit moment bezig, we zijn dus al een heel eind op weg!

De meest voor de hand liggende reden voor onze klanten om voor VOIP te kiezen is kostenbesparing. En dat is voor deze leasemaatschappij eigenlijk niet anders. Met VOIP betaal je niet langer de belkosten, die je zou maken wanneer je belt via een traditionele telefoonprovider. In dit specifieke geval speelt nog eens extra mee dat de leasemaatschappij in zes landen actief is.

In het geval van regelmatig telefonisch contact tussen kantoren in verschillende landen kunnen de belkosten fors oplopen. Kosten die dit bedrijf in de toekomst gaat voorkomen door te bellen via internet. Het levert een aanzienlijke besparing op van zo’n 30 procent. Dan heb je het voor dit bedrijf – alleen al in Nederland – over 10.000 euro minder belkosten per jaar.

VOIP is meer dan kostenbesparing alleen

Los van het besparen op ‘telefoontikken’ helpt VOIP ook je organisatie efficiënter te maken. Zo kun je de wachtrijen van binnenkomende gesprekken flexibel instellen. Afhankelijk van je eigen voorkeuren. Door een keuzemenu, waarin bijvoorbeeld een optie voor noodgevallen is opgenomen. Bij deze leasemaatschappij wordt er bijvoorbeeld gebeld door klanten met pech langs de weg. Die moeten zo snel mogelijk geholpen worden. Met een slim keuzemenu loods je ze om de wachtrij heen. En houd je de klant tevreden.

Of denk aan het doorsturen van inkomende gesprekken naar medewerkers met bepaalde specifieke kennis. Zodat de klant direct de persoon te spreken krijgt die hij of zij nodig heeft. Een andere mogelijkheid is alle telefoontjes juist eerst naar een medewerker met algemene kennis door te zetten. Om ze daarna indien nodig door te zetten naar een gespecialiseerde medewerker. Een doeltreffende manier om je personeel zo efficiënt en effectief mogelijk in te zetten.

Eenvoudig klantinformatie verzamelen

Ook maakt VOIP het monitoren van gesprekken en verzamelen van data eenvoudig. Waardevolle informatie om je klanttevredenheid mee te meten. En nu ik toch bij klantinformatie ben aanbeland; een andere mooie toepassing vind ik de integratie van VOIP met een CRM-systeem, de software waarin alle klantinformatie centraal wordt bijgehouden.

Met een ouderwetse telefooncentrale is het bijhouden van je klantcontacten een tijdrovende klus. Maar met deze digitale oplossing is het verrassend eenvoudig in je CRM precies te registreren welk klantcontact er telefonisch is geweest. Nog een handige bijkomstigheid is dat klanten die in het CRM staan door de VOIP-centrale direct herkend worden en dus meteen kunnen worden doorgestuurd naar de juiste afdeling of medewerker.

Communiceren in geluid én beeld

In dit geval hebben we gekozen voor een pakket dat naast internetbellen ook is ingericht op videoconferencing. Zo kun je online meetings met elkaar houden, je scherm met anderen delen en presentaties laten zien. Een soort Skype, maar dan volledig geïntegreerd in de VOIP-telefooncentrale. Dat biedt handige mogelijkheden zoals het aanmaken van belgroepen en het instellen van wachtrijen.

Kortom, talloze voordelen waar je bedrijf of organisatie direct de vruchten van plukt!

Wil je meer weten over VOIP en welke voordelen dit biedt voor jouw bedrijf of organisatie? Onze specialisten zitten voor je klaar en zijn telefonisch te bereiken op 010 447 1033 of per mail op info@didacticum.nl.